class="sr-only">Créer / déménager son entreprise : l'indispensable à savoir

Entreprises : comment planifier l'emménagement dans de nouveaux locaux ? 

Comment réussir l’emménagement dans de nouveaux locaux ? Cette opération ne s’improvise pas et la planification est la clé pour que cette transition se fasse en douceur et de manière efficace. Tour d’horizon des principales étapes d’un emménagement réussi. 

Pour une entreprise, l’arrivée dans de nouveaux locaux est toujours une opération délicate. La meilleure approche reste de planifier cette transition afin qu’elle soit la plus fluide possible.  

Première étape : identifier les besoins de l’entreprise, en termes d’espace, d’emplacement, de capacité...

En fonction de ces besoins, il convient ensuite de fixer un budget intégrant notamment la location ou l’achat du local, mais aussi son éventuelle rénovation, sans oublier les coûts de déménagement / emménagement. 

Parallèlement, une communication auprès des salariés doit être organisée dès que possible, par exemple sous la forme d’une réunion dédiée, afin de répondre aux questions et lever les freins au changement. 

Ensuite, la recherche d’un local peut commencer

Une fois trouvé, il faut contacter plusieurs entreprises de déménagement, comparer leurs devis et éventuellement vérifier leur réputation via des avis. Ce déménagement est facilité si l’entreprise a conçu un plan d’aménagement précis, intégrant la disposition des bureaux (selon l’espace nécessaire à chacun), les salles de réunion, les espaces communs, les zones de stockage si besoin, etc.  

Une fois dans les locaux, le changement d’adresse doit être notifié aux fournisseurs, clients et partenaires de l’entreprise. Il convient également de mettre à jour les coordonnées sur le site web et sur la fiche d’établissement des moteurs de recherche, sans oublier bien entendu de changer l’adresse sur tous les documents officiels.  

Choisir son fournisseur d’énergie : une étape incontournable

Le volet énergétique d’un emménagement n’est pas à négliger. Il est recommandé de s’intéresser à ce sujet environ deux mois avant l’emménagement à proprement dit (J-60). L’objectif est que les différents contrats, dont la fourniture d’électricité et/ou de gaz, prennent effet dès l’arrivée dans les locaux, voir pour les travaux si vous en avez prévu. 

Selon une étude d’EDF* : les jeunes entrepreneurs choisissent d’ailleurs majoritairement leur fournisseur d’énergie pendant la recherche des locaux. Ils portent une attention particulière à la part d’énergies vertes présente dans les offres (56% se disent même prêts à payer plus cher pour bénéficier d'une énergie verte). Le prix (kWh et abonnement), l'expertise du fournisseur et la qualité du service client sont également des critères décisifs.  

Pour accompagner les entreprises lors de l’emménagement dans de nouveaux locaux, EDF propose une série de solutions et de services répondant aux spécificités de chaque entreprise. Le Groupe propose des conseils sur la puissance souscrite ainsi qu’une relation client réactive et adaptée aux modes de communications de l’entreprise (téléphone, e-mail, espace client …). Concernant la transition énergétique, le catalogue des solutions du groupe EDF se veut particulièrement étoffé en matière de décarbonation (autoconsommation, optimisation de la consommation des locaux, mobilité électrique …). 

Au final, l’arrivée dans de nouveaux locaux ne s’improvise donc pas. La planification en amont est un gage de transition réussie. Elle permet de minimiser les éventuelles perturbations, afin que cette étape constitue un élément de développement de l’entreprise et non une contrainte. 

* Étude EDF Créateurs d’entreprise de mars 2022